Du har att utföra följande och det är bra om du har möjlighet att vara på plats 20 á 30 min före sammanträdets början;
| 1 | Kontrollera att iPad för närvaro finns tillgänglig på gästbordet |
| 2 | Lägg fram och datera gästboken på gästbordet |
| 3 | Markera med namnskylt ”Gästvärd” eller ”gästvärdsstickan” i din bröstficka så att gäster enkelt kan se att just Du är gästvärd |
| 4 | Välkomna medlemmar och gäster till sammanträdet |
| 5 | Se till att gästerna skriver in sig i gästboken och på gästlistan. Om det är en icke Rotarian skrivs gästen tillsammans med den införande klubbmedlemmen. Klubbmedlemmen ombeds presentera sin gäst i ett andetag |
| 6 | Hjälp gästen att finna någon som kan ta över ditt värdskap så att denne känner sig väl omhändertagen under mötet |
| 7 | Notera för sekreteraren ditt årliga förslag om ny klubbmedlem |
| 8 | Notera även dina förslag om kommande programpunkter |
| 9 | När alla har tagit mat överlämnar du närvaro- och gästlista/iPad till sekreteraren |
| 10 | Kom överens om vem som skriver referatet. Om en gästvärd även är klubbfunktionär är det lämpligt att den andra skriver referatet |
| 11 | Tag gärna plats vid honnörsbordet så kan du få extra info från föredragshållaren |
Utanför mötestiden
Skriv referatet snarast, helst samma dag och e-posta till sekreteraren. Resten av veckobrevet är normalt redan klart så det är endast referaten som saknas