Bästa Gästvärd!

Du har att utföra följande och det är bra om du har möjlighet att vara på plats 20 á 30 min före sammanträdets början;

1Kontrollera att iPad för närvaro finns tillgänglig på gästbordet
2Lägg fram och datera gästboken på gästbordet
3Markera med namnskylt ”Gästvärd” eller ”gästvärdsstickan” i din bröstficka så att gäster enkelt kan se att just Du är gästvärd
4Välkomna medlemmar och gäster till sammanträdet
5Se till att gästerna skriver in sig i gästboken och på gästlistan. Om det är en icke Rotarian skrivs gästen tillsammans med den införande klubbmedlemmen. Klubbmedlemmen ombeds presentera sin gäst i ett andetag
6Hjälp gästen att finna någon som kan ta över ditt värdskap så att denne känner sig väl omhändertagen under mötet
7Notera för sekreteraren ditt årliga förslag om ny klubbmedlem
8Notera även dina förslag om kommande programpunkter
9När alla har tagit mat överlämnar du närvaro- och gästlista/iPad till sekreteraren
10Kom överens om vem som skriver referatet. Om en gästvärd även är klubbfunktionär är det lämpligt att den andra skriver referatet
11Tag gärna plats vid honnörsbordet så kan du få extra info från föredragshållaren

Utanför mötestiden
Skriv referatet snarast, helst samma dag och e-posta till sekreteraren. Resten av veckobrevet är normalt redan klart så det är endast referaten som saknas